Ten dokument opisuje, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z działaniem portalu ksw24.pl — w tym w związku z formularzem zgłoszenia sprawy do windykacji i formularzem szybkiego kontaktu — na jakiej podstawie, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z portalem ksw24.pl (Krajowy System Windykacyjny) jest Foxinkaso Grzegorz Szczepaniak, prowadzący działalność pod adresem ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, NIP 8943086634 (dalej: „Foxinkaso”, „KSW24”, „my”). To ten sam podmiot, który prowadzi serwis foxinkaso.pl i który wskazany jest jako operator KSW24 w stopce portalu.
W związku z formularzem zgłoszenia sprawy przetwarzamy dane dwóch grup osób, które trafiają do nas w różny sposób:
Jeżeli korzystasz wyłącznie z krótkiego formularza kontaktowego w nagłówku strony (imię/nazwa, telefon, e-mail, orientacyjna kwota), przetwarzamy tylko Twoje dane — formularz ten nie zbiera jeszcze danych dłużnika.
Pełny formularz zgłoszenia sprawy („Zleć sprawę”) prowadzi przez kilka kroków i zbiera:
| Krok | Zakres danych |
|---|---|
| Twoje dane | typ zgłaszającego, nazwa firmy lub imię i nazwisko, NIP, osoba kontaktowa, telefon, e-mail |
| Dłużnik | typ dłużnika, nazwa lub imię i nazwisko, NIP, kraj, telefon/e-mail (jeśli znane), adres |
| Sprawa | kwota zadłużenia, podstawa (np. faktura, umowa), numer dokumentu, termin płatności, informacja o wcześniejszych wezwaniach, treść pola „dodatkowe informacje”, załączone dokumenty |
| Zlecenie | wybrany zakres działań windykacyjnych, preferowany sposób kontaktu, potwierdzenie akceptacji regulaminu i zgody na przetwarzanie danych dłużnika |
Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest niezbędne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia — bez nich nie jesteśmy w stanie ocenić sprawy ani się z Tobą skontaktować. Pola opisane jako opcjonalne możesz pominąć.
Ponieważ dane dłużnika pozyskujemy od zgłaszającego, a nie od niego samego, standardowo mamy obowiązek poinformować dłużnika o przetwarzaniu jego danych — zgodnie z art. 14 RODO — najpóźniej przy pierwszym kontakcie w sprawie, np. w treści wezwania do zapłaty lub innej korespondencji dotyczącej sprawy. W tej informacji wskazujemy m.in. naszą tożsamość, cel i podstawę prawną przetwarzania, kategorie przetwarzanych danych, źródło ich pozyskania oraz przysługujące dłużnikowi prawa. Z obowiązku tego możemy być zwolnieni w zakresie przewidzianym przepisami prawa, np. gdy przekazanie takiej informacji jest niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, lub gdy przepis prawa wprost przewiduje pozyskanie bądź ujawnienie danych.
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Przyjęcie i ocena zgłoszenia, podjęcie działań windykacyjnych na zlecenie zgłaszającego | art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — czynności zmierzające do zawarcia i wykonania umowy ze zgłaszającym |
| Prowadzenie sprawy wobec dłużnika (kontakt, monitoring, wezwania, ewentualne postępowanie sądowe) | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes administratora i zgłaszającego polegający na dochodzeniu i zabezpieczeniu roszczeń |
| Obsługa formularza szybkiego kontaktu i oddzwonienie w sprawie zapytania | art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO |
| Ochrona formularza przed nadużyciami (mechanizm honeypot, limitowanie liczby zgłoszeń z jednego adresu IP) | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności systemu |
| Rozliczenia, dokumentacja księgowa i podatkowa | art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — obowiązek prawny ciążący na administratorze |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z naszą usługą | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO |
W kroku „Sprawa” możesz opcjonalnie załączyć dokumenty potwierdzające zadłużenie (np. skan faktury, umowy, korespondencję) — do 5 plików, każdy do 10 MB, wyłącznie w formacie PDF lub JPG. Celowo ograniczamy dopuszczalne formaty do tych dwóch (bez plików Word czy innych formatów wykonywalnych), żeby zmniejszyć ryzyko przesłania złośliwego oprogramowania. Pliki trafiają wyłącznie na serwer obsługujący ksw24.pl i są wykorzystywane tylko do oceny i prowadzenia zgłoszonej sprawy przez osoby zaangażowane w jej obsługę. Nie publikujemy przesłanych dokumentów ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim poza sytuacjami opisanymi w pkt 9.
Formularz zawiera niewidoczne dla użytkownika pole zabezpieczające (tzw. honeypot), które pomaga odróżnić zgłoszenia wysyłane przez boty od zgłoszeń wysyłanych przez ludzi. Zapisujemy też tymczasowo adres IP osoby wysyłającej formularz — wyłącznie po to, by ograniczyć liczbę zgłoszeń z jednego adresu w krótkim czasie i przeciwdziałać nadużyciom. Taki wpis jest automatycznie usuwany po maksymalnie godzinie od zapisania. Niezależnie od tego serwer, na którym działa ksw24.pl, może prowadzić standardowe logi techniczne (np. adres IP, znacznik czasu, typ przeglądarki) na potrzeby administracji i bezpieczeństwa infrastruktury, zgodnie z zasadami stosowanymi przez naszego dostawcę hostingu.
Sam formularz zgłoszeniowy nie zapisuje własnych plików cookies ani nie korzysta z narzędzi analitycznych czy reklamowych. Strona ładuje czcionki z Google Fonts (Google LLC) — w tym celu przeglądarka łączy się bezpośrednio z serwerami Google, którym w ten sposób udostępniany jest adres IP odwiedzającego. Na innych stronach serwisu ksw24.pl może działać piksel Meta (Facebook) — narzędzie Meta Platforms Ireland Ltd. służące do mierzenia skuteczności reklam i tworzenia grup odbiorców reklamowych. Uruchamiamy go wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na cookies marketingowe w banerze cookies widocznym przy pierwszej wizycie — bez tej zgody piksel się nie uruchamia.
Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w pkt 5:
Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Wyjątki dotyczą dwóch opisanych już wcześniej narzędzi: ładowania czcionek z Google Fonts (Google LLC, USA) oraz — wyłącznie po Twojej zgodzie na cookies marketingowe — piksela Meta. Meta Platforms Ireland Ltd. ma siedzibę w Irlandii, ale jako spółka grupy Meta może przekazywać powiązane dane do infrastruktury w USA. W obu przypadkach dostawcy opierają się na mechanizmach zgodności przewidzianych przez RODO (m.in. standardowych klauzulach umownych). Jeśli w przyszłości zaczniemy korzystać z innych usług obejmujących przekazywanie danych poza EOG, zaktualizujemy ten punkt.
W zakresie przewidzianym RODO przysługuje Ci prawo do:
Aby skorzystać z tych praw, napisz na reklamacje@foxinkaso.pl lub zadzwoń pod +48 784 217 880. Skargę na przetwarzanie danych możesz też złożyć bezpośrednio do:
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Szacowana wysokość prowizji pokazywana w kroku „Podsumowanie” formularza ma charakter wyłącznie orientacyjny i informacyjny — ostateczne warunki każdej sprawy ustala doradca KSW.
Możemy aktualizować tę politykę, np. w związku ze zmianą przepisów lub funkcjonalności formularza. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a datę ostatniej aktualizacji podajemy na górze dokumentu.